يستلزم تطبيق برنامج الجودة الشاملة في أي مؤسسة بعض المتطلبات التي تسبق البدء بالتطبيق، حتى يمكن إعداد العاملين لقبول الفكرة، ومن ثم السعي نحو تحقيقها بفعالية وحصد نتائجها المرغوبة.

ومن هذه المتطلبات:

إعادة تشكيل ثقافة المؤسسة:
 فإدخال أي مبدأ جديد في المؤسسة يتطلب إعادة تشكيل لثقافة تلك المؤسسة، حيث إن قبول أو رفض أي مبدأ يعتمد على ثقافة وقناعات العاملين في المؤسسة، و ثقافة الجودة تختلف بشكل كبير عن الثقافة الإدارية التقليدية وبالتالي يلزم إيجاد هذه الثقافة الملائمة لتطبيق برنامج الجودة الشاملة.

نشر مفاهيم ومبادئ الجودة الشاملة:
 إن نشر مفاهيم ومبادئ برنامج الجودة الشاملة والترويج له بين جميع العاملين في المؤسسة يساعد كثيراً في التقليل من المخاطر المتوقعة بسبب التطبيق حتى يمكن مراجعتها.

التعليم والتدريب:
 حتى يتم تطبيق برنامج الجودة الشاملة بالشكل الصحيح يجب تعليم وتدريب المشاركين بأساليب وأدوات هذا المفهوم الجديد، حتى يقوم على أساس سليم وصلب وبالتالي يؤدي إلى النتائج المرغوبة من تطبيقه.

الاستعانة بالاستشاريين:
 الهدف من الاستعانة بالخبرات الخارجية من مستشارين ومؤسسات متخصصة هو تدعيم خبرة المؤسسة ومساعدتها في حل المشكلات التي ستنشأ، وخاصة في المراحل الأولى من تطبيق البرنامج.

تشكيل فرق العمل:
 يتم تشكيل فرق العمل بحيث يضم كل فريق منها عددا من أعضاء  الأقسام المعنية مباشرة، أو ممن يؤدون فعلا العمل المراد تطويره. ويجب أن يكون هؤلاء الأعضاء ممن لديهم الاستعداد للعمل والتطوير، و أن يعطوا الصلاحية للمراجعة والتقويم وتقديم مقترحات التحسين.

 التشجيع والحفز:
 يجب على المؤسسة تبني برنامج حوافز فعال ومرن، يوجد جواً من الثقة والتشجيع والشعور بالانتماء للمؤسسة وبأهمية الدور الموكول للعاملين في تطبيق برنامج الجودة الشاملة.

الإشراف والمتابعة:
 من ضروريات تطبيق برنامج الجودة الشاملة الإشراف على فرق العمل وتعديل أي مسار خاطئ ومتابعة إنجازاتها وتقويمها، والتنسيق بين مختلف العاملين والإدارات والأقسام في المؤسسة، وتذليل الصعوبات التي تعترض فرق العمل، مع الأخذ في الاعتبار المصلحة العامة.

استراتيجية التطبيق:
 لضمان نجاح تطبيق برنامج الجودة الشاملة يجب أن يتم ذلك من خلال استراتيجية واضحة معلنة تتضمن الإعداد للتطبيق، والتخطيط لإجراءات التنفيذ، ونظاماً لعملية قياس مستوى الأداء والتحسين والتطوير.